Bu sözleşme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 12. maddesi uyarınca, bulut hizmeti kapsamında derneğin kişisel verilerinin [satıcı unvanı eksik] tarafından işlenmesine ilişkin koşulları düzenler. Bulut hizmetini satın alan dernek bu sözleşmeyi Bulut Hizmet Koşulları ile birlikte kabul etmiş sayılır.
1. Taraflar ve roller
Veri sorumlusu: Bulut hizmetini satın alan dernek. Verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işleneceğine dernek karar verir; aydınlatma, açık rıza ve ilgili kişi başvurularından dernek sorumludur.
Veri işleyen: Aşağıda bilgileri yer alan Satıcı.
| Unvan / ad soyad | [satıcı unvanı eksik] |
|---|---|
| İşletme adı | Web Dernek Yönetimi |
| Adres | [adres eksik] |
| Vergi dairesi / no | [vergi dairesi eksik] / [vergi no eksik] |
| Telefon | [telefon eksik] |
| E-posta | info@webdernekyonetimi.com |
| KEP adresi | [KEP adresi eksik] |
| İnternet sitesi | https://webdernekyonetimi.com |
2. Konu ve süre
Satıcı, derneğin kişisel verilerini yalnız bulut hizmetinin verilmesi için (barındırma, yedekleme, güncelleme, zamanlanmış görevlerin çalıştırılması ve teknik destek) işler. Sözleşme bulut hizmeti boyunca ve hizmet bittikten sonra verilerin silinmesine kadar yürürlükte kalır.
3. İşlenen veri kategorileri ve ilgili kişiler
Derneğin sisteme girdiği ölçüde: üyeler, üye adayları, bağışçılar, gönüllüler, yardım ve burs başvurusu yapanlar, etkinlik katılımcıları, site ziyaretçilerinin form ile gönderdiği bilgiler ve derneğin çalışanları. Veri kategorileri: kimlik, iletişim, üyelik ve aidat, mali işlem, etkinlik katılımı, görsel (fotoğraf), işlem güvenliği (giriş ve işlem kayıtları). Dernek, açık rızaya dayanarak kan grubu ya da sağlık belgesi gibi özel nitelikli veri giriyorsa bu veriler de aynı tedbirlerle korunur.
4. Satıcının yükümlülükleri
- Verileri yalnız derneğin talimatı ve bu sözleşmedeki amaç için işler; kendi amacıyla kullanmaz, pazarlama yapmaz, üçüncü kişilerle paylaşmaz ve satmaz.
- Hukuka aykırı olduğunu düşündüğü bir talimatı derneğe bildirir.
- Verilere erişebilen çalışanlarını gizlilik yükümlülüğü altına alır; erişimi yalnız işin gerektirdiği kişilerle sınırlar.
- Derneğin ilgili kişi başvurularını yanıtlayabilmesi için gereken teknik desteği verir (sistemdeki Kişisel Verilerim, KVKK ve Veri Dışa Aktarma ekranları).
- Kurul ya da yetkili makamdan derneğin verilerine ilişkin bir talep alırsa, yasal olarak yasaklanmadıkça derneğe gecikmeden bilgi verir.
5. Teknik ve idari tedbirler
- Her derneğin kurulumu ayrı program klasöründe, ayrı veritabanı ve ayrı veritabanı kullanıcısıyla çalışır.
- Bağlantılar güvenli bağlantı (https) üzerinden yapılır.
- Kullanıcı şifreleri geri çevrilemez biçimde saklanır; T.C. kimlik numarası gibi hassas alanlar şifrelenerek tutulur.
- Yönetici girişlerinde iki adımlı doğrulama kullanılabilir; yetkiler rol ve modül bazında verilir.
- Kim, neyi, ne zaman değiştirdi bilgisi işlem kaydında tutulur; Satıcının destek amaçlı girişleri de bu kayda yazılır.
- Yedekler Satıcının sunucusunda, internetten doğrudan erişilemeyen bir klasörde saklanır; kurulum başına son 7 yedek tutulur.
6. Alt işleyenler ve verilerin bulunduğu yer
Satıcı, sunucularını bir barındırma (veri merkezi) firmasından kiralar; bu firma alt işleyen olarak yalnız altyapı hizmeti verir ve verilere içerik olarak erişmez. Barındırma sağlayıcısı ve sunucunun bulunduğu yer: [barındırma sağlayıcısı ve yeri eksik]. Sağlayıcı ya da sunucunun yeri değişecekse dernek önceden bilgilendirilir; yurt dışına aktarım gerektiren bir değişiklik KVKK'nın 9. maddesindeki şartlar sağlanmadan yapılmaz.
Sistemin gönderdiği e-postalar sunucunun kendi e-posta hizmetiyle gönderilir. Kısa mesaj ve WhatsApp gönderimleri derneğin kendi seçtiği ve sözleşme yaptığı sağlayıcı üzerinden yapılır; bu sağlayıcılar derneğin kendi veri işleyenleridir.
7. Veri ihlali
Satıcı, derneğin verilerini etkileyen bir güvenlik ihlalini öğrendiğinde gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde derneğe bildirir; ihlalin kapsamını, etkilenen veri kategorilerini ve alınan önlemleri paylaşır. Kurula ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu olarak derneğe aittir; Satıcı bunun için gereken bilgiyi sağlar.
8. Hizmet bitince verilerin akıbeti
Hizmet süresi dolduğunda veriler hemen silinmez: 30 gün salt okunur, ardından erişime kapalı olarak saklanır ve süre bitiminden 90 gün sonra kalıcı olarak silinir. Silmeden önce alınan son yedek 30 gün daha saklanır, derneğin isteği halinde kendisine teslim edilir ve sonra kalıcı olarak silinir. Dernek bu süreler içinde tam veri paketini kendisi de indirebilir.
9. Bilgi alma ve denetim
Dernek, makul bir süre önce yazılı olarak bildirmek koşuluyla, bu sözleşmedeki tedbirlerin uygulandığına ilişkin bilgi ve belge isteyebilir. Satıcı, diğer derneklerin verilerinin gizliliğini ve sistem güvenliğini tehlikeye atmayacak biçimde bu bilgileri sağlar.
10. Diğer hükümler
Bu sözleşmede hüküm bulunmayan konularda Bulut Hizmet Koşulları, Yazılım Lisans Sözleşmesi ve KVKK ile ikincil düzenlemeleri uygulanır.